Buchhaltung: Die Digitalisierung ist auf dem Vormarsch
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Die klassische Buchhaltung in Papierform neigt sich ihrem Ende. Nach und nach sollen die Ordner aus Büros und Kanzleien verschwinden, die digitalisierte Buchhaltung dafür Einzug halten. Dank ausgeklügelter vernetzter Systeme wird so ein effizienterer und schnellerer Austausch und Zusammenarbeit zwischen Unternehmen, Buchhaltern und Kanzleien ermöglicht.
Voraussetzungen:
Mittlerweile gibt es zahlreiche Systeme, die die papierminimierte Datenverarbeitung ermöglichen. Für die Umstellung der eigenen Buchhaltung auf die digitale Form bedarf es lediglich dreier Voraussetzungen:
1. Ein Dokumentenscanner
Im Gegensatz zum normalen Flachbettscanner arbeitet ein guter Dokumentenscanner schneller und selbständiger. Doppelseitige Belege in unterschiedlichen Formaten werden problemlos über den Einzug eingescannt. Je nach Scanner und Buchungssoftware besteht die Möglichkeit der Texterkennung, die die Volltextsuche der eingescannten Dokumente erlaubt und somit die Weiterverarbeitung vereinfacht.
2. Ein sicheres Ablagesystem, zum Beispiel in der DATEV-Cloud (in Deutschland)
Darin werden die eingescannten Belege gespeichert und sind jederzeit griffbereit. Zusatzkosten für Papier, Ordner, Drucker und Lagerräume entfallen, genauso wie Portokosten für den Unterlagenversand. Das Sortieren und Suchen von Dokumenten in Ordnern fallen ebenfalls weg. Sicherungstechnologien bieten Schutz der Daten, auch in Hinsicht auf die Aufbewahrungspflicht.
3. Eine Buchhaltungssoftware
Neben dem Rechnungs- und Mahnwesen bietet diese auch die Möglichkeit einer Anbindung an das Online-Banking. Je nach System ist es möglich, Geldein- und -ausgänge zu überwachen und mit den elektronischen Belegen abzugleichen. Das Kassenbuch kann ebenfalls online digital geführt werden.
Und so funktioniert die digitale Buchhaltung:
Unternehmen scannen und digitalisieren ihre Belege (Eingangs- und Ausgangsrechnungen), die sie anschließend in einer sicheren Cloud in Deutschland speichern. Die auf diese Weise gesicherten Belege können weiter bearbeitet und bezahlt werden. Die Buchhalter und Kanzleien wiederum können auf diese direkt zugreifen und sie verbuchen, wobei der Mandant immer die Übersicht über seine Buchführung behält. Die Auswertungen erhalten dann die Mandanten, die diese jederzeit einsehen können.
Die Verarbeitung lässt sich weiter steigern. Es besteht die Möglichkeit, Belege automatisch in die nächste Stufe gleiten und z. B. aus dem Angebot direkt eine Rechnung entstehen zu lassen. Diese kann später in eine eventuelle Zahlungserinnerung fließen etc. Auch Lieferscheine oder Rechnungskorrekturen lassen sich einfach handhaben.
Zudem bietet die digitale Buchhaltung noch weitere Vorteile. Rechnungszahlungen kann man dank vorausgefüllten Zahlungsträgern direkt aus den digitalisierten Belegen heraus tätigen, Lohnzahlungen direkt freigeben. Das Kassenbuch ist GoBD[1]-konform und eine zentrale Dokumentenablage erlaubt einen Austausch und Erstellung von Lohn- und Gehaltsdokumenten.
Vorteile:
Die Vorteile der digitalen Buchführung liegen auf der Hand, unter anderem:
- Verbesserung der Belegablage
- Verbesserung der Belegsuche
- Effizientere Abwicklung der Buchhaltung
- Einsparen von Druck- und Versandkosten
Umdenken ist jedoch gefordert
Immer noch werden digitalisierte Belege in den Buchhaltungsbüros und Kanzleien zwecks Verbuchung und Archivierung ausgedruckt. Archivierung und Ablage würden aber mit der digitalen Buchhaltung online stattfinden. Allerdings: Mandanten wiederum müssten sich auch enger mit der digitalen Technik befassen, die heutzutage einfach nicht mehr wegzudenken ist. Einscannen, Versenden und Online-Handhabung müssen im Unternehmeralltag verankert werden. Der Aufwand und das Umlernen lohnen sich jedoch für alle.
Hier geht`s zur Sache:
Wenn Sie sich unverbindlich dazu weiter informieren möchten, speziell ob sich die Umstellung für Sie lohnt und wie dies konkret mit Ihrer Buchhaltung gehandhabt werden kann, wenden Sie sich direkt an uns: 02842 -949253-0 oder u.karow@u-k-b.de
[1] Die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) geben die Auffassung der Finanzverwaltung zu formalen Anforderungen an die Buchführung und die Aufbewahrung von steuerrechtlich relevanten elektronischen Daten und Papierdokumenten unter Bezug auf die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung wieder.